Les travaux relatifs à la paie sont souvent complexes et sources de contraintes réglementaires fortes.
C'est ainsi qu'à chaque période de paye, l'entreprise doit :

Décompter les heures travaillées ;
Etablir obligatoirement le bulletin de salaire de chaque salarié en double exemplaire ;
Mettre à jour le livre de paye (1) ;
Comptabiliser les salaires de la période ;
Mettre à jour la fiche individuelle de chaque salarié (2).

(1) Le livre de paye est un document comptable sur lequel sont répertoriés chaque mois l'ensemble des bulletins de chaque salarié. Il doit être tenus à la disposition de l'inspecteur du travail, des contrôleurs de l'URSSAF et du fisc.
La fiche individuelle du salarié récapitule tous les bulletins le concernant.

I Le dÉcompte des heures travaillÉes

1°) Les heures normales

La durée légale hebdomadaire du travail est de 39 heures par semaine.
En conséquence, un salarié payé au mois est supposé travailler :

(39 heures ´ 52 semaines) / 12 mois = 169 heures par mois

La plupart des salariés sont aujourd'hui mensualisés. Le salaire de base est donc un salaire qui est donné pour une base théorique de 169 heures de travail mensuel.

2°) Les heures supplémentaires

Les heures supplémentaires correspondent aux heures effectuées au delà de la 39 ième heure par semaine.

Ces heures sont majorées de 25 % de la 40 ième à la 47ième et de 50 % à partir de la 48 ième.

Le décompte des heures travaillées s'effectue par semaine entière. Les heures supplémentaires effectuées au cours d'une semaine à cheval sur deux mois sont payées le mois suivant.

II CALCUL ET ÉDITION DU BULLETIN DE SALAIRE

Le calcul du bulletin de salaire est aujourd'hui largement automatisé grâce aux logiciels spécialisés de paye ou aux logiciels tableurs.

Les étapes du calculs sont les suivantes :

Calcul du salaire brut
Calcul des cotisations salariales et patronales
Calcul du salaire net à payer.
Calcul du salaire imposable

1°) Le calcul du salaire brut

On peut représenter le calcul du salaire brut à l'aide du schéma ci-dessous :

SALAIRE BRUT = Salaire de Base (1)
Heures supplémentaires (2)
Primes (3)
Avantages en nature (4)

(1) Salaire contractuel (sur la base de 169 heures pour les salariés mensualisés)
Voir paragraphe précédent
Primes n'ayant pas le caractère de remboursements de frais professionnels engagés par le salarié. (
primes d'ancienneté, d'assiduité, de rendement, de risques, de naissance, de mariage, de vacances ,….)
(4) Évaluation objective des avantages en nature consentis (nourriture, logement, véhicule ,….)

2°) Le calcul des cotisations.

Les cotisations salariales et patronales sont calculées en appliquant un taux à une base de calcul qui peut
être :

le salaire de brut
le salaire plafond
une tranche de salaire
un salaire différentiel

Le tableau ci après dresse un résumé des principales cotisations au 01/07/98 :

Tableau des principales cotisations au 01/07/98

Plafond mensuel de la sécurité sociale : 14 090,00 F
SMIC mensuel (pour 169 heures de travail) : 6 797,18 F
SMIC horaire : 40,22 F
Taux en pourcentage
COTISATIONS SALARIÉ EMPLOYEUR ASSIETTE (base de calcul de la cotisation) Organisme social auquel doit être versé la cotisation
CSG non déductible et RDS 2,9 95 % du salaire brut URSSAF
CSGdéductible 5,1 95 % du salaire brut URSSAF
Assurance maladie 0,75 12,8 Salaire brut URSSAF
Asurance vieillesse plafonnée 6,55 8,2 Dans la limite du salaire plafond : 14 090 F URSSAF
Assurance vieillesse déplafonnée 1,6 Salaire brut URSSAF
Assurance veuvage 0,1 Salaire brut URSSAF
Allocations familiales 5,4 Salaire brut URSSAF
Aide au logement (FNAL) plafonnée 0,1 Dans la limite du salaire plafond : 14 090 F URSSAF
Aide au logement (FNAL) déplafonnée *** 0,4 Salaire brut URSSAF
Accident du travail ** variable Salaire brut URSSAF
Versement de transport**** variable Dans la limite du salaire plafond : 14 090 F URSSAF
Retraite complémentaire non cadres 2,75 4,125 Dans la limite de [salaire plafond × 3] : 42 270 F ARRCO
Retraite compléméntaire cadres tranche A 2,75 4,125 Dans la limite du salaire plafond : 14 090 F AGIRC
Retraite complémentaire cadres tranche B 6,875 11,875 Salaire différentiel : entre 14 090 F et 56 360 F AGIRC
Retraite complémentaire cadres tranche C 6,875 6,875 Salaire différentiel : entre 56 360 F et 112 720 F AGIRC
Assurance chômage + ASF tranche A 3,01 5,13 Dans la limite du salaire plafond : 14 090 F ASSEDIC
Assurance chômage + ASF tranche B 3,6 5,26 Salaire différentiel : entre 14 090 F et 56 360 F ASSEDIC
Fonds de garantie des salaires 0,25 Dans la limite de [salaire plafond × 4] : 56 360 F ASSEDIC
APEC 0,024 0,036 A partir de 14 090 F et jusqu'à 56 360 F AGIRC

** taux notifié à l'employeur par la caisse régionale d'assurance maladie (en fonction de l'activité de l'entreprise et du nombre d'accidents du travail au cours d'une période de référence)
*** cotisation due exclusivement par les employeurs de plus de 9 salariés
**** cotisation due exclusivement par les employeurs de plus de 9 salariés, dans certaines villes de plus de 20 000 habitants

Les sigles des organismes sociaux évoqués dans le tableau précédent signifient :

URSSAF : Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales.
ASSEDIC : Association pour l'emploi dans l'industrie et le commerce.
ARRCO : Association des régimes de retraite complémentaire.
AGIRC : Association générale des institutions de retraite des cadres.
APEC : Association pour l'emploi des cadres.

Remarque : dans la pratique certaines professions ne versent pas les cotisations de retraite à l'ARRCO et à 'AGIRC mais à d'autres organismes sociaux (ex : les cotisations de retraite complémentaire des salariés de la coiffure sont versées directement à l'IRPC )

3°) Le calcul du salaire net à payer

SALAIRE BRUT - Acomptes versés (1)
- - - + Oppositions (2)
Avantages en nature (3)
Cotisations sociales salariales
SALAIRE NET A PAYER
=
Remboursement des frais engagés par le salarié (4)

Somme versée au salarié avant la date habituelle de paie
Somme faisant l'objet d'une saisie-arrêt au profit d'un créancier en application d'une décision de justice.
Logement, nourriture,…. mis à la disposition du salarié par l'entreprise
(4) Prime ou indemnité de transport, prime de salissure, prime de panier………….

4°) Le calcul du salaire imposable

Salaire imposable = Salaire net à payer + Avances et acomptes + Oppositions + avantages en nature
+ CSG et RDS non déductibles - remboursements de frais

5°) Cas pratique

L'entreprise DUVAL S.A emploie 2 salariés. Pour le mois de novembre 1998, les renseignements relatifs à la paye sont les suivants :

RENSEIGNEMENTS SALARIÉS
Pierre LENOIR Eric BOLIEU
Emploi Non-cadre Cadre
Salaire de base 8 000 12 000
Heures supplémentaires à 25 % 8
Heures supplémentaires à 50 % 1
Avantages en nature 2 500 (logement)
Prime d'ancienneté 400 500
Acompte versé 2 000 F le 15/11/98
Opposition 3 000 F
Prime de transport 200

On précise que le taux de cotisation accident du travail est de 5,2 % pour cette entreprise :

En utilisant le tableau des cotisations, on peut établir les bulletins suivants :

BULLETIN DE PAIE DU MOIS DE NOVEMBRE 1998

EMPLOYEUR : SALARIE :
Raison sociale : DUVAL SARL Nom et prénom : LENOIR Pierre
ZI SUD Adresse : 3 rue des Vosges
Adresse : 34 000 Montpellier 34080 MONTPELLIER
Numéro APE : Numéro de SS : 1 69 02 34 324 210
Numéro SIRET : Convention collective :
URSSAF : Emploi : Non cadre
Coefficient :

Salaire de base : 8 000,00 Plafond : 14 090,00
HS à 25 % : 8 59,17 473,36
HS à 50 % : 1 71,01 71,01
Prime d'ancienneté : 400,00
Avantage en nature (logement) : -
SALAIRE BRUT 8 944,37
PART SALARIALE PART PATRONALE
Base Taux Montant Base Taux Montant
CSG et RDS non déductibles 8 497,15 2,90 246,42
CSG déductible 8 497,15 5,10 433,35
SECURITE SOCIALE
Assurance maladie 8 944,37 0,75 67,08 8 944,37 12,80 1 144,88
Assurance veuvage 8 944,37 0,10 8,94
Assurance vieillesse
déplafonnée 8 944,37 1,60 143,11
plafonnée 8 944,37 6,55 585,86 8 944,37 8,20 733,44
Accidents du travail 8 944,37 5,20 465,11
Allocations familiales 8 944,37 5,40 483,00
Aide au logement
déplafonnée
plafonnée 8 944,37 0,10 8,94
ASSURANCE CHOMAGE
Contribution ASSEDIC+ASF
tranche A 8 944,37 3,01 269,23 8 944,37 5,13 458,85
tranche B
AGS (FNGS) 8 944,37 0,25 22,36
APEC
RETRAITE COMPLEMENTAIRE
Non cadres 8 944,37 2,75 245,97 8 944,37 4,125 1,73
Cadres
tranche A
tranche B
tranche C

TOTAL DES COTISATIONS 1 856,85 3 461,42
à déduire (Avantage en nature) -
à déduire (Acompte) 2 000,00
à déduire (Opposition) -
à verser (Prime de transport) 200,00
NET A PAYER 5 287,52
SALAIRE IMPOSABLE 7 333,94

BULLETIN DE PAIE DU MOIS DE NOVEMBRE 1998

EMPLOYEUR : SALARIE :
Raison sociale : DUVAL SARL Nom et prénom : BOLIEU Eric
ZI SUD Adresse : 2 rue Victor HUGO
Adresse : 34 000 Montpellier 34000 MONTPELLIER
Numéro APE : Numéro de SS : 1 72 05 34 214 116
Numéro SIRET : Convention collective :
URSSAF : Emploi : Cadre
Coefficient :

Salaire de base : 12 000,00 Plafond : 14 090,00
HS à 25 % :
HS à 50 % :
Prime d'ancienneté : 500,00
Avantage en nature (logement) : 2 500,00
SALAIRE BRUT : 15 000,00
PART SALARIALE PART PATRONALE
Base Taux Montant Base Taux Montant
CSG et RDS non déductibles 14 250,00 2,90 413,25
CSG déductible 14 250,00 5,10 726,75
SECURITE SOCIALE
Assurance maladie 15 000,00 0,75 112,50 15 000,00 12,80 1 920,00
Assurance veuvage 15 000,00 0,10 15,00
Assurance vieillesse
déplafonnée 15 000,00 1,60 240,00
plafonnée 14 090,00 6,55 922,90 14 090,00 8,20 1 155,38
Accidents du travail 15 000,00 5,20 780,00
Allocations familiales 15 000,00 5,40 810,00
Aide au logement
déplafonnée
plafonnée 14 090,00 0,10 14,09
ASSURANCE CHOMAGE
Contribution ASSEDIC+ASF
tranche A 14 090,00 3,01 424,11 14 090,00 5,13 722,82
tranche B 910,00 3,60 32,76 910,00 5,26 47,87
AGS (FNGS) 15 000,00 0,25 37,50
APEC 910,00 0,024 0,22 910,00 0,036 0,33
RETRAITE COMPLEMENTAIRE
Non cadres
Cadres
tranche A 14 090,00 2,75 387,48 14 090,00 4,125 581,00
tranche B 910,00 6,875 62,56 910,00 11,875 108,06
tranche C

TOTAL DES COTISATIONS 3 097,53 6 417,05
à déduire (Avantage en nature) 2 500,00
à déduire (Acompte) -
à déduire (Opposition) 3 000,00
à verser (Prime de transport) -
NET A PAYER 6 402,47
SALAIRE IMPOSABLE 12 315,72

III COMPTABILISATION DES BULLETINS DE SALAIRES

1°) Le livre de paye

A chaque période de paye l'entreprise comptabilise les totaux mensuels du livre de paye sur lequel chaque ligne correspond à un bulletin de salaire.
Le livre de paye est en fait un outil de prétotalisation.

Le 15/11/98, l'enregistrement de l'acompte s'est fait de la sorte :

15/11/98
425 Personnel-Avances et acomptes 2 000,00
512 Banque 2 000,00
Ch n°……000568 à LENOIR

Le 31/11/98 on enregistre les totaux du livre de paye pour le mois de novembre ainsi que le paiement des salaires :

30/11/98
641 Rémunération du personnel 24 144,37
421 Personnel- Rémunérations dues 24 144,37
Selon livre de paye (8 944,37 + 200,00 +15 000) (1)
d°
421 Personnel- Rémunérations dues 6 954,38
431 Sécurité sociale (URSSAF) 3 532,05
4371 ASSEDIC 726,10
4372 ARRCO 245,97
4373 AGIRC 450,26
425 Personnel - Av. et acomptes 2 000,00
Selon livre de paye

d°
645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance 10 222,34
6331 Allocation logement 23,03
431 Sécurité sociale (URSSAF) 7 897,95
4371 ASSEDIC 1 289,40
4372 ARRCO 368,96
4373 AGIRC 689,06
Selon livre de paye
d°
421 Personnel Rémunérations dues 17 189,99
427 Oppositions 3 000,00
708 Produits des activité annexes 2 500,00
512 Banque 11 689,99

Ch n°…et n°....(ou virements n°…et n°….)

Salaires brut + remboursements de frais

L'utilisation du compte 708 permet de neutraliser les avantages en nature que l'on a évalué et intégré dans la rémunérations car ils sont soumis à cotisations.

A l'issue de ces enregistrements le compte 421 est soldé :

421 Personnel Rémunérations dues
6 954,38 24 144,37
17 189,99

Au cours du mois (entreprises d'au moins 10 salariés) ou du trimestre (entreprises de moins de 10 salariés) prochain , l'employeur réglera aux différents organismes les charges sociales salariales et patronales :

431 Sécurité sociale (URSSAF) 11 430,00
4371 ASSEDIC 2 015,50
4372 ARRCO 614,93
4373 AGIRC 1 139,32
512 Banque 15 199,75
Ordres de virement n°………